- OBJETIVO
Establecer los lineamentos generales para la captación, resguardo, administración, y protección de la
información personal de carácter privado de todos los colaboradores de TRANSCEAL SAS tanto el
cliente interno como externo, garantizando que las personas tengan derecho de accesar, conocer,
actualizar, rectificar y/o solicitar la eliminación de la información que se haya recogido sobre ellas
en nuestras bases de datos o archivos.
TRANSCEAL SAS identificada con Nit. 830.091.733-0 con sede principal domiciliada en la ciudad
de Bogotá en la kra 22 # 62-26 con cobertura a nivel nacional, dando cumplimiento a la ley 1581 de
2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, asume su obligación como responsable por los datos
de personas que se contactan en ejecución de su actividad económica y/o en desarrollo de la relación
comercial sostenida con nuestros trabajadores, clientes y proveedores.
De conformidad con la ley en cita, el manejo de la información suministrada se realizará bajo el
consentimiento u autorización del titular ya sea vía digital o física, ahora bien los datos de contacto
para el ejercicio de los derechos son: Oficial de Seguridad de la Información Diana Alejandra Gómez
Martin con e-mail calidad@transceal.com PBX 2310266 ext. 1004. - ALCANCE
La aplicación de la Política para la Protección de Datos Personales es transversal en todos los procesos
y se cataloga como un elemento de control interno de la Dirección en búsqueda de un desempeño
misional efectivo y eficiente para el logro de sus objetivos estratégicos y operacionales.
Esta Política aplica a los datos personales, así como cualquier dato que identifique a un individuo
registrado en las bases de datos de TRANSCEAL SAS de forma presencial y no presencial tanto de
empleados, contratistas, clientes y proveedores. - POLÍTICA
3.1. TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
Los datos personales de clientes, proveedores, empleados, contratistas, que en adelante se recojan o
que se encuentren en nuestras bases de datos serán tratados con las siguientes finalidades: - Clientes: TRANSCEAL SAS usará la información que los titulares suministren para: 1. Efectuar
las gestiones pertinentes al desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con
TRANSCEAL SAS, respecto al servicio ofrecido que haya o no adquirido, o respecto de cualquier
relación contractual subyacente que se tenga, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o
extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas; 2. Gestionar trámites (solicitudes,
quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios de la empresa; 3.
Remitir facturas de venta por cobro de servicio prestados. 4. Realizar a través de cualquier medio en
forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicio de transporte especial de
pasajeros, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del servicio, recaudo,
inteligencia de negocios, mejoramiento del servicio, habilitación de medios de pago, aplicaciones
web, así como cualquier otra relacionada con nuestros servicios actuales y futuros, para el
cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa. - Proveedores y Contratistas: Realizar análisis, evaluaciones, selección y registro de proveedores y/o
contratistas potenciales. Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de
proveedores. Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO
DE LA INFORMACIÓN
Código: HSEQ-P-24 Fecha Actualización:
Octubre 09 de 2019
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Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y
judiciales. Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios Control y pagos por los bienes
y servicios recibidos. Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas
con los proveedores. Consultas, auditorias y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores
y/o contratistas. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades. Algunas de estas
labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos
personales se entiende incluido en las mismas. - Empleados: Realizar todo el proceso de contratación o vinculación laboral, afiliaciones a seguridad
social, caja de compensación Familiar, ARL, fondo de pensiones y cesantías, realización de
evaluaciones de desempeño, descargos, bonificaciones, pagos, exámenes médicos ocupacionales de
ingreso, periódicos, pos incapacidad, retiro, inscripción a programas de capacitación y formación,
validación de referencias, visitas domiciliarias, prestación de servicio de transporte especial de
pasajeros, entre otras que se requieran en ejercicio del vínculo contractual sostenido con
TRANSCEAL SAS.
3.2. “Derechos de los Titulares. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del
Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente
a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos
cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo
previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado
que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a
esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.”
3.3. VIGENCIA Y ACTUALIZACION DE LAS POLITICAS - Las presentes políticas rigen a partir del 01 de Noviembre de 2016.
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales emitidas por
los clientes y/o usuarios, empleados, proveedores, contratistas se extiende hasta la finalización de la
relación comercial o de la vinculación contractual y durante el cumplimiento de los deberes legales
de la compañía. Las autorizaciones sobre los datos podrán terminar por voluntad de los mismos en
cualquier momento. - Cuando los términos de privacidad de cualquier de los servicios contratados por un titular cambien
en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en
esta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida
por la ley o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO
DE LA INFORMACIÓN
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Octubre 09 de 2019
Pagina Versión: 02 - Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a
los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:
El sitio web www.transceal.com
Correo electrónico enviado a los titulares - Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas
políticas y/o actualización sustancial de la misma.
3.4. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS - TRANSCEAL SAS garantizará la atención de las solicitudes en ejercicio de los derechos por
parte de los titulares por medio del Oficial de Seguridad de la Información, quien será la persona
que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la
respectiva dependencia encargada del tratamiento. Las dependencias que una vez reciban estas
comunicaciones, cumplirán con la función de protección de datos personales, y tramitaran las
solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad
vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión
y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales. - Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales TRANSCEAL SAS, garantiza
la existencia de medios de comunicación electrónica y telefónica. - Los datos de contacto para el ejercicio de los derechos son: Oficial de Seguridad de la
Información: Diana Alejandra Gómez Martin, e-mail: calidad@transceal.com - El término máximo para atender el reclamo o consulta de un titular será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo
dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los
motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar
los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. - Así mismo garantizamos el derecho de reclamo para la corrección, actualización o supresión
de la información en las bases de datos, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera
de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. - El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
- Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la
identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y
acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco
(5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la
fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha
desistido del reclamo. - Recibida la reclamación de forma completa, se incluirá en la base de datos que mantiene
TRANSCEAL SAS una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término
no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO
DE LA INFORMACIÓN
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Octubre 09 de 2019
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-El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se
informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha
en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes
al vencimiento del primer término. - La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios
habilitados por TRANSCEAL SAS, señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y
contener, como mínimo, la siguiente información:
a. Nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo
electrónico, dirección de residencia.
b. Documentos que acrediten la identidad de su representante.
c. Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer
alguno de los derechos.
d. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
- TRANSCEAL SAS, tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la
información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los
términos arriba señalados. - Supresión de Datos: El titular tiene derecho en todo momento de solicitar la supresión
(eliminación) de sus datos personales cuando:
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y
obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron
recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo
solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por
TRANSCEAL SAS. El titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el
responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a. La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o
contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a
obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones
administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para
realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente
adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, TRANSCEAL SAS debe
realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de
la información. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá
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DE LA INFORMACIÓN
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permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que
su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.
La presente se firma por el Gerente General de TRANSCEAL SAS como constancia de aprobación
de lo establecido en el documento.
CESAR AUGUSTO LÓPEZ M
REPRESENTANTE LEGAL
TRANSCEAL SAS